Ви все частіше стикаєтеся з нестачею часу? Чи намагаєтеся все встигнути, але дрібні турботи відволікають від важливих справ? Можливо, ви просто не знаєте, як організувати свій день. Правильно розподілити час - значить визначити всі завдання, розставити їх в порядку пріоритетності, розрахувати необхідну для кожного етапу час і в результаті - підвищити продуктивність і не упустити важливі справи. Кілька порад від EtCetera допоможуть вам організувати свій час і встигати більше.
Аналізує. Проведіть аналіз дня. Записуйте, чим ви займаєтеся і скільки часу на це йде. Поспостерігайте за собою пару днів, краще - тиждень. Так, нудне заняття, але воно допоможе вам зрозуміти, куди витікає час.
Розставляти пріоритети. Почніть планувати свої справи з розстановкою пріоритетів. Один з кращих способів організувати свій час - скласти з вечора список справ, який вам необхідно зробити на завтра. А потім розподілити справи за ступенем важливості. Наприклад, позначте червоним кольором найважливіші справи, зеленим - середньої важливості, синім - справи, які можна відкласти на деякий час. Для кожного завдання визначте приблизний витрата часу.
Коли завдання виконане - поставте навпроти неї великий «плюс». Це прекрасна мотивація працювати далі. В кінці дня порахуйте «плюси» і похваліть себе. Якщо щось не встигли виконати, перенесіть завдання в завтрашній план.
СПРАВ - сила-силенна. Обов'язково плануйте такий обсяг роботи, який реально встигнете зробити. Інакше план буде тільки вганяти в депресію, а у нього зовсім інше завдання.
Органайзер. Встановіть на гаджет персональний органайзер. Такі програми управління завданнями, фінансами , Проектами, контактами, подіями - дозволять встановити пріоритет справ, допоможуть розподілити час, нагадають про важливі справи.
ПОРЯДОК. Тримайте в порядку робоче місце. Покладіть потрібні речі і документи на чільне місце. Речі, які потрібні частіше - в межах досяжності. Предмети, які використовуються рідко, приберіть кудись з очей геть.
Можна створити файли на робочому столі комп'ютера і розподілити за категоріями. Наприклад, в файл «Сегодня» можна внести список справ, запланованих на день. У файл «Потім» занесіть все, що бажано зробити, але не «горить».
Розподіляти сили. Зробити весь обсяг роботи відразу буває важко. Розбийте його на невеликі підзадачі і виконуйте в зручному порядку.
Вмійте ГОВОРИТИ «НІ!». Щоб правильно розподілити свій час, потрібно вміти відмовлятися від справ, які не відповідають вашим цілям. Так ви заощадите час і сили, адже іноді потрібно ще й відпочивати.
ВИКОРИСТОВУВАТИ ЧАС З КОРИСТЮ. Потрапили в пробку, їдете в громадському транспорті, стоїте в черзі, довго оновлюється Windows або антивірус? Послухайте аудіокнигу, почитайте що-небудь. Навіть п'ять хвилин читання - це вже добре. Крім того, можна встигнути проаналізувати вже виконане і спланувати подальші дії.
ЗАПИСУЙТЕ. Записуйте, а не тримайте в голові. Протягом дня нас відвідує багато ідей, і запам'ятати все неможливо. Заведіть записну книжку - про всяк випадок. Записали думку, розвантажили пам'ять і працюєте спокійно далі.
ЧАС АКТИВНОСТІ. Ефективно організувати свій день допоможе уважне ставлення до свого організму. Визначте годинник вашої найбільшої активності. Призначайте важливі справи на час, коли у вас максимальний підйом сил, а в момент спаду сил - відпочивайте або виконуйте нескладну роботу. Одним добре працюється з ранку, до інших натхнення приходить пізно ввечері. Використовуйте це!
ВИКОНУВАТИ РЕЖИМ. Коли ви лягаєте спати і вставати в один і той же час, то для відновлення сил потрібно менше часу. Якщо ж час відходу до сну постійно різний, вам і 12 годин не вистачить, щоб виспатися.
ПАМ'ЯТАЙТЕ ПРО ВІДПОЧИНОК. Відпочинок - це не розкіш, а необхідність. Протягом дня намагайтеся виділити вільний час, а на тижні - влаштовуйте вихідний. Отримані позитивні емоції дадуть сили для подальшої роботи. Звичайно, начебто нічого складного, але трудоголіки частенько забувають про необхідність перепочинку.
Панікувати і відміряти кожну секунду, звичайно, не потрібно. Але знання про те, як правильно розподілити свій час, ніколи не будуть зайвими. Адже значно приємніше знати, що ви все встигнете, а не мчати стрімголов в тисячу місць одночасно.