Алена Лепилина

Протягом дня офісний працівник відволікається 46 разів, при цьому його продуктивність падає на колосальні 40%. Уявіть, наскільки більше можна встигати, якщо вміти справлятися з відволікаючими факторами у вигляді колег, термінових справ і телефонних дзвінків.

Стів Макклетчі, автор книги «Від термінового до важливого» , Ділиться простими і, головне, ефективними способами боротьби з перериваннями.

У колективі просто неможливо не відриватися від роботи і зосереджено вирішувати важливі завдання. Обов'язково хтось поставить питання, на пошту прийде десять листів або найпопулярніше для розмов місце несподівано виявиться поруч з вашим столом. Навіть фрілансери, які можуть уникнути офісної атмосфери, регулярно трапляються на гачок: пошта і скайп, дзвінки друзів і доставка їжі додому, діти і вихованці - все це вимагає уваги.

Іноді просто неможливо хоча б хвилину посидіти в тиші, - джерело .

Прикро в кінці дня усвідомлювати, що ви не просунулися ні на крок і вирішили нуль своїх проблем. Хоча цілий день були зайняті, жодної вільної хвилинки не знайшлося. Навіть пообідати забули! Якщо не навчитися уникати відволікань, в кінці кінців доведеться брати роботу на вихідні або залишатися допізна - тільки в цей час, коли нікого немає, в офісі тихо.

1. Встановіть час для відволікань
Припустимо, колега прийшов не просто поговорити, а обговорити проект. Але ви зараз дуже зайняті, щоб розмовляти - особливо якщо бесіда виходить з-під контролю і починається повторення вже сказаного. Якнайшвидше огласите рамки часу, на яке готові перерватися.

Приклад: «Я збираюся на нараду через 10 хвилин» або «Мені через 5 хвилин треба подзвонити клієнтові».

2. Задавайте питання
За допомогою коротких цілеспрямованих питань можна з'ясувати причину, по якій вас відривають від справи, і заодно дати зрозуміти, що вам ніколи. Чітко сформульовані питання задають діловий тон розмови, і співрозмовника стає зрозуміло - у вас немає часу на порожні балачки.

Приклад: «Мені доручили обдзвонити партнерів. Ти хочеш обговорити щось конкретно або можемо поговорити пізніше? »Або« Я як раз намагаюся розгребти справи. Ти на п'ять хвилин або поговоримо під час перерви? ».

3. Перенесіть розмову
Якщо ви вже зрозуміли, що бесіда «Не хилиться до заходу», візьміть ініціативу в свої руки. Навіть якщо це стосується робочих питань. Наприклад, колега підійшов, щоб обговорити результати обдзвону клієнтів, і ви розумієте: це не короткий звіт на 1-2 хвилини, а обмін думками та ідеями. Вам потрібно розповісти, як пройшли переговори, і з'ясувати, чому клієнти захотіли / не захотіли придбати продукт, задати питання. У такому випадку варто намітити повноцінну зустріч на зручне для всіх час. І бажано не прямо зараз, а після того, як закінчите складне завдання.

Приклад: «Мені треба дещо закінчити за півгодини. Давай я зайду і ми за 15 хвилин все обговоримо? »Або« Я був би радий тебе з цим допомогти, але зараз потрібно відповісти на листи. Давай обговоримо все завтра о 9 ранку? Якраз я встигну підготувати звіт ».

4. перебиває самі себе
Іноді не виходить зробити нічого, щоб взяти ситуацію під контроль. До речі, часто це можна зрозуміти заздалегідь: колега розслаблений, говорить неквапливо, не стосується важливих тем - схоже, у нього сьогодні мало роботи і скажено багато часу. Якщо спливають теми погоди, новин і пліток, можна ввічливо «закруглити» розмова, не образивши людини. Прямо посередині фрази спробуйте перебити самі себе: раптово зупиніться, скажіть, що у вас мало часу, і поверніться до своїх справ.

Приклад: «Та вже, середина грудня, а тільки вчора був травень. До речі, ми теж з родиною їздили на відпочинок ... Ох! Прости, звіт, над яким працюю, потрібно здати вже через годину. Мені потрібно до нього повернутися. Було здорово з тобою поговорити. Продовжимо завтра?".

5. Запитуйте про дедлайн
Не завжди колеги приходять від «нічого робити». Насправді більшість переривань відбувається по робочим причин. Як правило, це або завдання ( «Прийшли терміни за проектом Анни»), або зустріч ( «Можеш прийти на нараду о 12:00?»), Або обмін інформацією ( «Обговоримо звіт»). Якщо час, коли це має бути зроблено, що не оголошено, уточнюйте - важливо знати дедлайн, щоб вписати справа в свій розклад.

Коли завдання просте, дотримуйтесь «хвилинному правилом»: якщо потрібно кілька хвилин, не вносьте її в щоденник - зробіть відразу. Навіщо відкладати і множити справи? Краще швидко розібратися і рухатися далі. А якщо проект масштабний, кидати роботу і переходити до нього буде, швидше за все, немає сенсу - все одно не встигнете. І в результаті не закінчите поточні справи і пропустіть нові терміни. З'ясовуйте тимчасові рамки і, виходячи з цього, розставляйте пріоритети.

Приклад: «Уточни, будь ласка, найпізніше час, коли завдання має бути вирішене».

Ну і останнє: якщо в офісі занадто шумно, варто подумати про зміну місця роботи. Атмосфера, що не дає зосередитися, дуже скоро починає обтяжувати, викликає роздратування і призводить до стресу - неможливо весь час жити в напрузі, з почуттям «я ні-чо-го не встигаю».

А як йдуть справи з вашою роботою? Чи вдається зосередитися і зробити все, що потрібно? Поділіться своїми історіями в коментарях.

За матеріалами книги «Від термінового до важливого»
Фото обкладинки поста: dykai.eu